Principales desafíos en gestión de proyectos

1. Desafíos relacionados con la planificación

 

Estimación y planificación

 

Aunque no lo parezca, planificar un proyecto es tal vez el principal desafío en gestión de proyectos. Debemos definir cómo este se llevará a cabo, qué necesitaremos, cuánto nos costará hacerlo y lo más importante: si es viable o no. Y todo ello sobre tareas y situaciones futuras que desconocemos (planificar el pasado suele ser más fácil).

 

Por tanto, ser capaz de realizar estimaciones y expectativas realistas a partir de los datos disponibles es un reto y una habilidad a desarrollar para los que nos dedicamos a esta profesión, ya que al final nos juzgarán en base a conseguir estas expectativas.

 

Alcance poco o no definido

 

Cuando el objetivo no está claramente identificado, todo el proyecto y el equipo pueden sufrir.  Por tanto, cuanto se inicia un nuevo proyecto es importante hacer un esfuerzo para identificar y documentar los objetivos de este.

 

No olvidemos que este alcance debe acabar siendo oficializado y aceptado por el sponsor o comité de dirección del proyecto, así como comunicado al equipo del proyecto.

 

2. Desafíos relacionados con la ejecución

 

Cambios en el alcance

 

Este es uno de los principales desafíos en gestión de proyectos, ya que de no gestionarse correctamente, los cambios pueden fácilmente hacer fallar el proyecto. Para evitar que esto ocurra es importante partir de una definición clara del alcance inicial, y establecer un método de solicitud y gestión de cambios.

 

Ningún cambio por sí mismo es un problema para el proyecto. El problema aparece cuando no se ha evaluado el impacto de este sobre el proyecto y se han tomado las medidas adecuadas para compensar este impacto. Y esto solo se consigue con una correcta gestión de cambios.

Trabajar en equipo y gestionar las personas

 

Más allá de las metodologías y procesos, no podemos olvidarnos que los proyectos los ejecutan personas, y que estos son definidos y aceptados por personas. Por tanto aprender a tratar y gestionar personas es uno de los principales desafíos en gestión de proyectos. Esto implica desarrollar una serie de habilidades interpersonales.

Problemas con los recursos asignados

 

En este desafío podemos distinguir dos casos: la falta de recursos y la falta de habilidades de los recursos asignados. Para ello es importante centrarnos en dos puntos:

• Definir correctamente las necesidades del proyecto en su fase de planificación, tanto en lo referente a cantidad y características de las personas (o recursos en general) que este necesita. Y buscar el apoyo de los responsables de área, el sponsor o el comité de dirección para asegurar que estos recursos estén disponibles.

Hacer frente a los riesgos

Todos los proyectos presentan un cierto grado de incertidumbre, por lo que están sujetos a la aparición de problemas o riesgos. Aprender a gestionar estos riesgos es otra de los desafíos en gestión de proyectos y normalmente requiere de formación; la cual debe incluir los procesos de identificación, cuantificación y gestión de riesgos.

Al final, este proceso debe concluir con las acciones a aplicar sobre los riesgos identificados y que no se puedan evitar, lo que conocemos como planes de contingencia. Estos planes pueden ser desde hacer una acción para traspasar o limitar el riesgo, como las acciones correctoras necesarias para hacer frente a este.

 

3. Desafíos relacionados con las habilidades personales

Asumir la responsabilidad

 

Este es un desafío muy importante para los directores de proyectos, ya que estos están asumiendo la responsabilidad por el total del proyecto, aunque la mayoría de las tareas no son ejecutadas por esta persona directamente.

 

Así mismo, suele ocurrir que algunos miembros del equipo no sean conscientes de su importancia en la consecución de los objetivos, por lo que su implicación no es la deseada. Conseguir esta implicación del equipo implica nuevamente disponer de ciertas habilidades interpersonales que van más allá de la propia gestión de proyectos.

 

Establecer una buena comunicación

 

Conseguir una comunicación eficaz es un desafío importante en gestión de proyectos, sobre todo en aquellos casos en que existen equipos distribuidos o varios grupos implicados. Para ello es importante establecer un proceso de comunicación para los temas formales.

Debemos considerar que cuando se habla de comunicación en la dirección de proyectos, nos referimos a comunicación bidireccional; ya que no solo se trata de informar al equipo sobre lo que debe hacerse, sino también de recibir datos actualizados del estado de estos trabajos.

Ser realistas con lo que se pide

 

Este punto tiene mucho que ver con la capacidad de estimar correctamente los trabajos a realizar y saber conseguir el equipo adecuado para ejecutarlo.

Si de forma repetida solicitamos a alguien hacer cosas que no son realistas, o por falta de tiempo o por falta de capacitación, lo único que conseguiremos es que esta persona se desmoralice y reduzca su productividad.

En profesionales jóvenes debe evitarse que esto ocurra debido a que por la poca experiencia, se tienda a traspasar tareas o responsabilidades al equipo que realmente debería hacer el propio director de proyectos.

 

4. Desafíos relacionados con el manejo de presupuestos

 

«La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios de línea base», señala La guía PMBOK.

Acciones del control de costos

• Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
• Asegurarse que todas las solicitudes de cambio se realicen oportunamente.
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
• Asegurarse que los gastos no superen el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por período como en el total.
• Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
• Evitar cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
• Informar a los interesados acerca de los cambios aprobados y costos asociados.
• Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.